給与支払報告書

「給与支払報告書」には、「個人別明細書」と「総括表」の2種類の書類があり、住民税を計算するために、事業者から各従業員の住む市区町村へ提出するものです。
市区町村は事業者から提出された給与支払報告書の内容をもとに、従業員の個人住民税の金額を決定します。

「個人別明細書」の記載内容は、基本的に源泉徴収票と同じで、従業員1人につき1枚作成します。
「総括表」は「個人別明細書」をまとめる表紙のような役割をなし、従業員が居住している市区町村ごとに1枚ずつ作成します。

対象者

給与支払報告書の提出対象となるのは、前年中に給与を支払った全ての従業員です。
雇用形態は問わず、正社員はもちろん、パートタイマーやアルバイト、役員も含まれます。
年の途中で退職した従業員についても、原則として提出が必要です。
但し、前年中に退職した従業員で給与支払総額が30万円以下の場合は、提出を省略できます。

提出先

在職中の従業員の場合、提出する年の1月1日時点で従業員が居住する市区町村へそれぞれ提出します。
一方、退職者の場合は退職時点で居住していた市区町村が提出先となります。

提出期限

給与支払報告書の提出期限は、毎年1月31日までと定められています。
31日が土・日・祝日と重なった場合は、翌営業日（翌開庁日）が期限となります。

提出書類

個人別明細書（従業員ごと）･･･少額退職者以外全員
総括表（市区町村ごと）
普通徴収切替理由書

提出方法

・各市区町村の担当窓口へ直接提出
・各市区町村へ郵送で提出
・地方税ポータルシステム「eLTAX（エルタックス）」を利用して、インターネット経由で提出

「総括表」の書き方

・給与の支払期間
　令和8年度（令和7年分）の場合の書き方は、「令和7年1月分から12月分まで」となります。
・給与支払者の個人番号又は法人番号
　事業者が個人の場合には個人番号（マイナンバー）を、法人の場合には法人番号を右詰で記入します。
・給与支払者の氏名又は名称
　個人の場合には氏名を、法人の場合には会社名又は屋号を記入します。
・所得税の源泉徴収をしている事務所又は事業の名称と所在地
　従業員の給与事務を実際に行っている事務所等の名称を記入し、その下の欄に所在地を記載します。
・給与支払者が法人である場合の代表者の氏名
　代表者の職・氏名を記入します。
・連絡者の氏名、所属課、係名及び電話番号、関与税理士等の氏名及び電話番号
　提出した給与支払報告書の内容等について、提出先市区町村から問い合わせする際に必要な情報を記入します。
・事業種目
　会社の事業内容を記入します。（例：建設業、不動産業、食品販売業等）
・受給者総人員
　提出する年の1月1日時点で給与等の支払を受けている者の総人員を記載記入します。（市区町村ごとではない。）
・報告人員
　各市区町村に個人別明細書を提出する人数を記入します。
　「特別徴収対象者」、「普通徴収対象者（退職者）」、「普通徴収対象者（退職者を除く）」の各人数を記入し、その合計を「報告人員の合計」欄に記入します。
・給与の支払い方法及びその期日
　給与の支払い方法と期日を記入します。（例：月給、週給等及び毎月20日、毎週月曜日等）
・納入書の送付
　納入書送付希望の有無にあわせて「必要・不必要」のどちらかに〇をします。
・指定番号
　提出先の市区町村に住民税を特別徴収で納入していて、すでに通知された指定番号があれば記入します。

普通徴収切替理由書

給与支払報告書を提出する際、原則として従業員の住民税は特別徴収が義務付けられています。
但し、一定の理由がある場合には「普通徴収」に切り替えることが認められており、その際に必要となるのが「普通徴収切替理由書」です。
普通徴収切替理由ごとに人数を記入して、合計人数を総括表の普通徴収対象者数と一致させる必要があります。
給与が少額で住民税が発生しないことが明らかな従業員についても「給与が少額のため特別徴収できない」に〇をします。
総括表の報告人員の合計数と個人別明細書の枚数を一致させる必要があります。